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1.QUE ES UN INFORME Y PARA QUE SIRVE?
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar más fácilmente la información y sacar totales por grupos.
2. PASOS PARA CREAR UN INFORME
Para crear informes, podemos utilizar varios métodos:
Uno utilizando un asistente que va guiando paso por paso la creación del informe.
Otro empezando el informe en blanco.
Nuestra explicación se basará en el primer método.
Para crear un informe, seguir los siguientes pasos:
1 Abrir la base de datos donde se encuentra el formulario a crear.
2 Hacer clic sobre el objeto Informe que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de datos.
3 Hacer clic sobre la opción Crear un informe utilizando el asistente de la ventana de la base de datos.
4 Hacer clic sobre el botón Nuevo de la ventana de la base de datos.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
5 Seleccionar Asistente para informes.
6 Hacer clic sobre la flecha del recuadro inferior para elegir a partir de qué tabla queremos realizar el informe.
Nota: Se puede elegir también una consulta.
7 Hacer clic sobre el botón Aceptar
Aparecerá el primer paso del Asistente para formularios:
8 Debemos especificar los campos que aparecerán en el formulario utilizando los siguientes botones:
Para añadir al informe el campo seleccionado .
para añadir todos los campos.
para quitar el campo seleccionado de la lista de campos del informe de la derecha.
para quitar todos los campos de la lista de campos del informe.
Si queremos realizar un informe a partir de los datos de más de una tabla, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable del recuadro Tablas/Consultas y elegir la tabla correspondiente. A continuación repetir el paso 8 con la segunda tabla.
9 Hacer clic sobre el botón Siguiente para ir al siguiente paso del asistente.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
10 Elegir algún campo que nos servirá para agrupar los datos a imprimir.
Por ejemplo si queremos que todos los alumnos de una misma población salgan juntos, y añadir al final de cada población una línea o un campo resumen, se elige el campo Población.
11 Hacer clic sobre el botón Siguiente
Aparecerá el cuadro para determinar el orden de los registros:
12 Hacer clic sobre la flecha de la derecha del primer recuadro y elegir el campo por el que queremos ordenar el informe.
El botón de la derecha nos sirve para elegir el orden si pone AZ será en orden ascendente y si pone ZA será en orden descendente.
En caso de querer ordenar por más de un campo, utilizar el segundo recuadro, así se ordenaría por el primero y en caso de tener dos iguales se ordenaría por el segundo y así sucesivamente.
13 Hacer clic sobre el botón Siguiente
Aparecerá el siguiente paso:
El asistente nos proporciona varios formatos para que elijamos el que más nos guste, en el recuadro distribución tenemos esos formatos, pinchando sobre alguno, aparece a la izquierda una muestra de cómo queda el formato seleccionado.
14 Elegir la distribución y orientación.
15 Hacer clic sobre el botón Siguiente.
Aparecerá el siguiente paso: